Les 10 conseils pour prendre soin de l’environnement de travail d’un groupe

Quand il s’agit d’accueillir les conversations qui comptent au sein d’un groupe, le soin apporté à l’environnement de travail est déterminant : c’est à la fois de la considération « concrète » pour les membres du groupe mais aussi une façon de montrer l’importance des sujets qui vont être abordés pour le commanditaire d’un travail de groupe. Négliger ces aspects pratiques, c’est le risque de passer à côté des conditions d’engagement du groupe. Ces quelques conseils sont bien sûr, à adapter en fonction du contexte et du nombre de participants.

1. Dans la mesure du possible, préconisez un lieu en dehors du site habituel de travail. Cela permettra une meilleure prise de recul et un plus grand investissement personnel sur la mission à réaliser par l’ensemble des participants.
2. Choisissez un espace suffisamment spacieux et clair permettant des changements de dispositif de travail en groupe : échanges en sous-groupe (tables réparties dans l’espace), échanges à 2, à 3 (les membres du groupe se répartissent dans l’espace en prenant leur chaise), travail en 2 équipes (dans la même salle/dans 2 salles différentes).
3. Favorisez une salle à la lumière du jour avec au moins un grand mur pour pouvoir afficher les productions du groupe. Dans l’idéal, avec un accès vers l’extérieur, pour favoriser la fluidité entre les séquences travaillées et les pauses.
4. Créez un espace accueillant et convivial. Avant toute chose, un espace accueillant implique un espace « sûr » où toute personne se sent libre d’être elle-même et de proposer sa réflexion et son écoute les plus créatives. Autrement dit, choisir une salle de pause ou un autre lieu « ouvert », est une fausse bonne idée : le « passage » et le manque de « sécurité » dans les échanges risquent de perturber l’objectif de travail du groupe.
5. Encouragez les participants à prendre possession de l’espace en contribuant à le rendre plus agréable et/ou plus fonctionnel. C’est aussi une façon pour vous, de montrer aux participants que cela ne sera pas une réunion ordinaire et qu’ils sont contributeurs dès le démarrage de la qualité de leur environnement de travail.
6. Dans un angle de la salle, préparez une table avec tous les supports, fournitures et accessoires dont vous aurez besoin au cours de la session. En tant que facilitateur, cela vous permettra d’être plus focalisé sur les interactions du groupe et d’être plus présent.
7. Prévoyez avec le manager que vous accompagnerez, où il se situera physiquement : au sein du groupe ? En-dehors du groupe ? A vos côtés en animation ? Cela dépendra bien sûr des objectifs que vous aurez travaillé ainsi que du choix du manager. Ce dernier élément influe sur la dynamique du groupe.
8. Soyez attentifs à l’environnement de travail, ne le laissez pas se « dégrader » au fur et à mesure de la journée. Demander aux participants de jeter bouteilles vides et autres papiers. Prenez soin également des « productions » du groupe, mis en valeur sur le mur.
9. Invitez régulièrement les participants à demander ce dont ils ont besoin : être mal installé sur une chaise ou avoir le soleil dans les yeux suffise à perdre un participant !
10. A chaque pause, aérez la salle, veillez à ce qu’il y est des boissons et à la fin de la session de travail, récupérez les productions du groupe et tout autre élément (notes sur paper-board) susceptibles de briser la confidentialité. Demandez au manager et/ou au groupe s’il leur est utile de les récupérer pour la poursuite du travail initié.